Repérez l’erreur avant de la payer
Récupérer un trop-payé demande des mois de réclamations et de relances. Refuser la facture ne demande qu’un clic, si l’erreur est visible avant paiement. Le module Invoice Approval place l’audit avant le cycle de paiement, et non après.
Pourquoi le moment du contrôle compte-t-il autant ?
Un avoir est une négociation. Une facture rejetée ne l’est pas. Une fois que vous avez payé, l’argent appartient au transporteur et vous le réclamez avec les moyens de pression dont vous disposez. Avant paiement, vous refusez simplement et le transporteur réémet la facture.
La plupart des équipes financières ont besoin des deux voies. Les factures correctes sont validées pour paiement. Les factures incorrectes sont rejetées et réémises par le transporteur, au lieu d’être payées puis réclamées.
À quoi ressemble le processus de validation ?
Votre équipe examine les exceptions au lieu de lire chaque facture. Nous rapprochons chaque facture de son expédition, de sa grille tarifaire et de son itinéraire, et faisons ressortir tout ce qui ne correspond pas : trop-payés, montants sans tarif contractuel et postes que nous ne pouvons pas auditer du tout.
Que deviennent les montants sans grille tarifaire ?
Ils sont affichés, pas masqués. Une ligne hors contrat apparaît comme un trop-payé visible, et non comme une exclusion silencieuse « sans tarif ». C’est important, car c’est par les frais hors contrat que l’argent fuit. Notre audit du fret maritime a mis au jour 562 000 EUR par an de frais de stockage au terminal hors contrat que personne n’avait tarifés.
Peut-on attribuer les factures au bon valideur ?
Oui. Nous attribuons les factures par région, par pays ou par personne, de sorte que chacun ne voit que les factures dont il est responsable. Une équipe en Amérique latine voit les factures d’Amérique latine, et rien d’autre.
Toutes les décisions, tous les commentaires et toutes les réclamations envoyées aux transporteurs sont enregistrés : vous disposez ainsi d’une piste d’audit complète sans que personne n’ait à la tenir.
Et l’imputation comptable ?
Notre module d’imputation comptable (Kontierung) automatise l’imputation des factures de transport, afin que les coûts validés soient comptabilisés dans vos systèmes financiers sans saisie manuelle.
