Fehler erkennen, bevor Sie sie bezahlen
Eine Überzahlung zurückzuholen kostet Monate an Reklamationen und Nachfassen. Eine Rechnung abzulehnen kostet einen Klick, wenn der Fehler vor der Zahlung sichtbar ist. Unser Invoice-Approval-Modul setzt die Prüfung vor den Zahlungslauf statt dahinter.
Warum ist der Zeitpunkt so wichtig?
Eine Gutschrift ist eine Verhandlung. Eine abgelehnte Rechnung nicht. Sobald Sie bezahlt haben, gehört das Geld dem Carrier, und Sie fordern es mit dem Druckmittel zurück, das Sie gerade haben. Vor der Zahlung lehnen Sie einfach ab, und der Carrier stellt die Rechnung neu aus.
Die meisten Finanzteams brauchen beide Wege. Korrekte Rechnungen werden zur Zahlung freigegeben. Fehlerhafte werden abgelehnt und vom Carrier neu ausgestellt, statt bezahlt und dann zurückgefordert zu werden.
Wie sieht der Freigabe-Workflow aus?
Ihr Team prüft die Ausnahmen, statt jede Rechnung zu lesen. Wir ordnen jede Rechnung ihrer Sendung, ihrem Tarifblatt und ihrer Route zu und zeigen alles, was nicht passt: Überzahlungen, Positionen ohne Vertragstarif und Positionen, die wir gar nicht prüfen können.
Was passiert mit Positionen ohne Tarifblatt?
Sie werden angezeigt, nicht versteckt. Eine Position ohne Vertragstarif erscheint als sichtbare Überzahlung statt als stiller Ausschluss „kein Tarif“. Das ist wichtig, denn bei Positionen ohne Vertragstarif versickert das Geld. Unsere Seefrachtprüfung fand 562.000 EUR pro Jahr an Terminal-Lagergebühren ohne Vertragstarif, für die niemand einen Tarif hinterlegt hatte.
Können wir Rechnungen an die zuständigen Prüfer leiten?
Ja. Wir leiten Rechnungen nach Region, Land oder einzelnen Personen weiter, sodass jede Person nur die Rechnungen sieht, für die sie zuständig ist. Ein Team in Lateinamerika sieht lateinamerikanische Rechnungen und sonst nichts.
Jede Entscheidung, jeder Kommentar und jede an einen Carrier gesendete Reklamation wird protokolliert. So haben Sie einen vollständigen Prüfpfad, ohne dass jemand ihn pflegen muss.
Wie steht es mit der Kontierung?
Unser Kontierungsmodul automatisiert die Kontierung von Frachtrechnungen, sodass freigegebene Kosten ohne manuelle Zuordnung in Ihre Finanzsysteme gebucht werden.
