Schluss mit manuellen Reklamationen bei Carriern
Die meisten Tools zur Frachtrechnungsprüfung zeigen Ihnen, wo Ihnen zu viel berechnet wurde, und hören dann auf. Unser Dispute Agent macht aus der Überberechnung eine Reklamation, die der Carrier bearbeiten kann, verfolgt seine Antwort und ordnet die Gutschrift bei Eingang wieder der Sendung zu.
Was kostet Sie der manuelle Reklamationsprozess wirklich?
Der übliche Ablauf: nach Excel exportieren, die Rechnungs-PDFs anhängen, die E-Mail schreiben, abschicken und warten. Niemand fasst konsequent nach, also verfallen Reklamationen unbemerkt. Ein Schweizer Maschinenbauer hat in unserer Prüfung von Luftfracht und Paketversand über 263 Stunden pro Jahr manuelle Rechnungsbearbeitung eingespart.
Wie funktioniert die automatische Einreichung von Reklamationen?
Sobald eine Überzahlung erkannt ist, erstellt Intellyse die Reklamation für Sie. Es stellt die belegenden Rechnungsdetails zusammen, wendet die Reklamationsregeln an, die Sie für diesen Carrier festgelegt haben, und versendet sie. Sie können den Ablauf voll autonom laufen lassen oder vorher Ihre Freigabe verlangen, so wie es der Reklamations-Workflow bereits vorsieht.
Danach wird jede Reklamation bis zu ihrem Ergebnis verfolgt. Sie sehen, was noch beim Carrier liegt, was angenommen oder abgelehnt wurde und was als Gutschrift zurückgekommen ist, ohne dass jemand eine separate Tabelle pflegt.
Kann der Agent unsere eigenen Reklamationsregeln je Carrier befolgen?
Ja. Sie beschreiben Ihren Reklamationsablauf in natürlicher Sprache, und der Agent leitet daraus die Kontakte und Regeln ab. Diese wendet er in jeder Korrespondenz mit dem Carrier und in jeder Reklamation an, die er erstellt. Regeln zur Aufteilung von Sendungen und Incoterm-Regeln lassen sich ebenfalls so konfigurieren.
Wie werden Gutschriften nachverfolgt?
Jede Gutschrift bleibt mit der Reklamation und der Sendung verknüpft, aus der sie stammt. So reißt die Spur von der Überberechnung bis zur Rückerstattung nie ab. Geht eine Gutschrift ein, ordnet Intellyse sie der ursprünglichen Sendung zu und zählt sie als realisierte Einsparung statt als Prognose.
Das ist wichtig, denn Gutschriften sind der einzige unbestreitbare Nachweis einer Rückerstattung. Identifizierte Einsparungen sind eine Prognose. Eine Gutschrift ist zurückgeholtes Geld.
Funktioniert es auch vor der Zahlung?
Das hängt davon ab, wo Intellyse eingebunden ist. Behalten Sie Ihren bestehenden Zahlungsprozess bei und setzt Intellyse darauf auf, erfolgt die Prüfung nach der Zahlung, und der Dispute Agent arbeitet mit Gutschriften. Ist Intellyse in Ihren Rechnungsworkflow integriert, erfolgt die Prüfung vor der Zahlung: Der Carrier storniert die fehlerhafte Rechnung und stellt eine korrigierte aus. Der Dispute Agent verfolgt dann Stornierungen und neu ausgestellte Rechnungen statt Gutschriften.
