Ne relancez plus vos réclamations transporteurs à la main
La plupart des outils d’audit fret vous montrent où vous avez été surfacturé, puis s’arrêtent là. Le module Dispute Agent prend la surfacturation, en fait une réclamation que le transporteur peut traiter, suit sa réponse et rapproche l’avoir de l’expédition concernée dès sa réception.
Que vous coûte réellement le traitement manuel des réclamations ?
Le processus habituel : exporter vers Excel, joindre les factures PDF, rédiger l’e-mail, l’envoyer, puis attendre. Personne ne relance systématiquement, si bien que les réclamations expirent sans bruit. Un fabricant suisse de machines a supprimé plus de 263 heures par an de traitement manuel des factures lors de notre audit du fret aérien et colis.
Comment fonctionne le dépôt automatisé des réclamations ?
Dès qu’un trop-payé est détecté, Intellyse prépare la réclamation pour vous. Il rassemble le détail des factures à l’appui de la réclamation, applique les règles de réclamation que vous avez définies pour ce transporteur, puis l’envoie. Configurez-le en autonomie complète ou exigez d’abord votre validation, comme le fait déjà le workflow de réclamation.
Chaque réclamation est ensuite suivie jusqu’à son issue. Vous voyez ce qui est encore chez le transporteur, ce qui a été accepté ou refusé et ce qui est revenu sous forme d’avoir, sans que personne ne tienne un tableur à part.
Peut-il suivre nos propres règles de réclamation par transporteur ?
Oui. Vous décrivez votre processus de réclamation en langage courant, et l’agent en extrait les contacts et les règles, puis les applique dans chaque échange avec un transporteur et dans chaque réclamation qu’il prépare. La logique de fractionnement des expéditions et les règles Incoterm se configurent toutes deux de cette manière.
Comment les avoirs sont-ils suivis ?
Chaque avoir reste lié à la réclamation et à l’expédition dont il provient, de sorte que la trace entre surfacturation et récupération n’est jamais rompue. Lorsqu’un avoir arrive, Intellyse le rapproche de l’expédition d’origine et le comptabilise comme économie réalisée, et non comme une projection.
C’est important, car l’avoir est la seule preuve incontestable de récupération. Les économies identifiées sont une projection. Un avoir, c’est de l’argent récupéré.
Fonctionne-t-il aussi avant paiement ?
Cela dépend de la place d’Intellyse dans vos processus. Si vous conservez votre processus de paiement actuel et que nous fonctionnons en complément, le contrôle a lieu après paiement et le module Dispute Agent travaille avec des avoirs. Si nous sommes intégrés à votre circuit de traitement des factures, le contrôle a lieu avant paiement : le transporteur annule la facture erronée (storno) et en émet une corrigée, et le module Dispute Agent suit alors les annulations et les factures réémises plutôt que des avoirs.
