Audit aérien et colis : 1,05 M CHF/an identifiés

Profil de l’entreprise

Secteur

Machines et équipements industriels

Siège

Suisse

Chiffre d’affaires annuel

Env. 1,4 Md CHF / an

Dépenses de transport annuelles

35 M CHF / an

Périmètre

Logistique des pièces de rechange et de l’après-vente

Quels problèmes se posaient avant l’audit ?

L’entreprise expédiait des milliers de pièces de rechange dans le monde entier par fret aérien et par des transporteurs de colis, sans pouvoir vérifier automatiquement si les montants facturés correspondaient aux tarifs contractuels. Les données de dépenses et de volumes étaient très difficiles à extraire de SAP, ce qui rendait toute analyse des coûts presque impossible. Des envois partaient souvent avec de mauvais Incoterms, des colis légers passaient par des transporteurs aériens coûteux au lieu de services colis moins chers, et les transporteurs appliquaient des taux de change défavorables. Rien de tout cela n’était visible sans un audit des factures ligne par ligne. La répartition réelle des coûts était inconnue : environ 70 % de fret et 30 % de surcharges imprévues.

Comment Intellyse a-t-il audité 994 factures de 5 transporteurs ?

Intellyse a audité en 5 mois 994 factures couvrant 5 906 envois de 5 transporteurs (3 en fret aérien, 2 en express/colis), soit 2,03 M CHF de dépenses de transport analysées. Chaque ligne de facture a été vérifiée par rapport aux tarifs contractuels, aux règles Incoterms, aux seuils de poids et aux taux de change de référence, afin d’identifier les trop-payés, les mauvaises affectations et les leviers d’optimisation.

5 mois

Durée du projet pilote

994

Factures auditées

5 906 envois

Lignes vérifiées

5

Transporteurs audités

2,03 M CHF (4,87 M CHF/an)

Dépenses analysées

Fret aérien et colis/express

Mode de transport

1

Mois 1–2

Lancement de la plateforme

5 transporteurs intégrés, reprise des tarifs

2

Mois 3–4

Analyse et résultats

5 906 envois traités

3

Mois 5

Actions et économies

313 k CHF/an réalisés, avoirs réclamés

Combien l’audit des factures de fret aérien et de colis a-t-il permis d’économiser ?

Économies identifiées auprès de 5 transporteurs sur une analyse de 5 mois

1,05 M CHF

Économies annuelles identifiées

313 k CHF/an

Économies déjà réalisées

14 k CHF

Avoirs récupérés

263+

Heures économisées par an

70 % fret + 30 % surcharges

Transparence des coûts

Moins de 1 an

Délai de retour sur investissement

313 k CHF/an déjà réalisés (seuil de poids + avoirs). Les autres leviers sont en cours de mise en œuvre.

Quelles erreurs de facturation l’audit a-t-il révélées ?

Les 5 principaux leviers d’économies identifiés auprès de 5 transporteurs, en détail

1

Envois légers confiés au mauvais transporteur

803 envois de moins de 45 kg passaient par un transporteur aérien coûteux au lieu d’un service colis/express nettement moins cher. Avec une simple règle de seuil de poids, la répartition optimale entre transporteurs a fait passer le coût de ces mêmes envois de 207 550 CHF à 82 250 CHF. L’action est en place : le service expédition confie désormais tous les envois de moins de 45 kg au transporteur colis.

299 k CHF

Économie annuelle

803 en 5 mois

Envois concernés

60 % sur les trajets concernés

Baisse des coûts

Réalisé

Statut

Actions recommandées

→Règle de seuil de poids mise en place : les envois de moins de 45 kg passent désormais par le transporteur colis

2

Mauvais Incoterms (DDP au lieu de CIF/CPT)

366 envois sont partis en DDP (Delivered Duty Paid) au lieu des conditions standard CIF/CPT de l’entreprise. L’entreprise prenait ainsi à sa charge les frais à destination, les droits de douane à l’étranger, les taxes et les frais de stockage, qui auraient dû être payés par le client. Le passage aux bons Incoterms supprime entièrement ces coûts évitables.

648 k CHF

Économies annuelles possibles

366 en 5 mois

Envois DDP détectés

Droits, taxes, stockage

Surcharges évitables

Actions recommandées

→Respect des Incoterms imposé : les droits et taxes sont désormais payés par le client lorsque c’est applicable

3

Taux de change défavorables

Les grilles tarifaires étaient libellées en EUR, CNY, INR et USD, mais les factures étaient émises en CHF. Le transporteur appliquait ses propres taux de change au lieu des taux de référence de la BCE, ce qui renchérissait de 5 à 8 % le coût de la conversion. En payant les transporteurs en devise locale via sa propre banque, l’entreprise supprime ces marges de change excessives.

74 k CHF

Économies annuelles possibles

5–8 % au-dessus des taux BCE

Majoration de change

Actions recommandées

→Payer les transporteurs en devise locale via sa propre banque pour bénéficier de taux de change favorables

4

Surcharges de manutention et d’enlèvement en double

Chaque pré-alerte envoyée par e-mail au transporteur déclenchait des surcharges de manutention et d’enlèvement, même lorsque plusieurs alertes concernaient le même envoi. Pendant le projet pilote, 135 envois ont subi des surcharges en double. Limiter les pré-alertes à une seule par envoi supprime ces frais inutiles.

26 k CHF

Économies annuelles possibles

135

Envois concernés

Actions recommandées

→Processus de pré-alerte optimisé : une notification au maximum par envoi pour éviter les surcharges en double

Comment le contrôle des factures de transport a-t-il changé ?

6 lacunes identifiées. Intellyse les comble toutes.

Avant

Avec Intellyse

Avant

✕Données de dépenses et de volumes très difficiles à extraire de SAP

Avec Intellyse

✓Analyse immédiate des dépenses et des volumes pour tous les transporteurs et tous les envois

Avant

✕Des contrôles manuels des factures qui mobilisent beaucoup de temps

Avec Intellyse

✓Audit entièrement automatisé : plus de 263 heures économisées par an

Avant

✕Aucune visibilité sur la répartition réelle entre fret et surcharges

Avec Intellyse

✓Transparence totale : 70 % de fret et 30 % de surcharges clairement distingués

Avant

✕Des colis légers confiés à des transporteurs aériens coûteux

Avec Intellyse

✓Seuil de poids optimisé : 299 k CHF/an réalisés en choisissant le bon transporteur

Avant

✕De mauvais Incoterms font supporter à l’entreprise les droits et taxes de ses clients

Avec Intellyse

✓Respect des Incoterms imposé : 648 k CHF/an de coûts évitables identifiés

Avant

✕Aucune visibilité sur les trajets non négociés ni sur les majorations de change

Avec Intellyse

✓Transparence totale sur tous les trajets, les surcharges et les marges de change des transporteurs

Audit aérien et colis : 1,05 M CHF d’économies annuelles identifiées, dont 313 k CHF déjà réalisés

Profil de l’entreprise

Quels problèmes se posaient avant l’audit ?

Comment Intellyse a-t-il audité 994 factures de 5 transporteurs ?

Combien l’audit des factures de fret aérien et de colis a-t-il permis d’économiser ?

Quelles erreurs de facturation l’audit a-t-il révélées ?

Envois légers confiés au mauvais transporteur

Mauvais Incoterms (DDP au lieu de CIF/CPT)

Taux de change défavorables

Surcharges de manutention et d’enlèvement en double

Récupération par avoirs

Comment le contrôle des factures de transport a-t-il changé ?

Qu’en dit l’équipe logistique ?

Modules produit associés

Prêt à révéler vos économies cachées ?

Audit aérien et colis : 1,05 M CHF d’économies annuelles identifiées, dont 313 k CHF déjà réalisés

Profil de l’entreprise

Quels problèmes se posaient avant l’audit ?

Comment Intellyse a-t-il audité 994 factures de 5 transporteurs ?

Combien l’audit des factures de fret aérien et de colis a-t-il permis d’économiser ?

Quelles erreurs de facturation l’audit a-t-il révélées ?

Envois légers confiés au mauvais transporteur

Mauvais Incoterms (DDP au lieu de CIF/CPT)

Taux de change défavorables

Surcharges de manutention et d’enlèvement en double

Récupération par avoirs

Comment le contrôle des factures de transport a-t-il changé ?

Qu’en dit l’équipe logistique ?

Modules produit associés

Prêt à révéler vos économies cachées ?

Audit aérien et colis : 1,05 M CHF d’économies annuelles identifiées, dont 313 k CHF déjà réalisés

Quels problèmes se posaient avant l’audit ?

Comment Intellyse a-t-il audité 994 factures de 5 transporteurs ?

Combien l’audit des factures de fret aérien et de colis a-t-il permis d’économiser ?

Quelles erreurs de facturation l’audit a-t-il révélées ?

Comment le contrôle des factures de transport a-t-il changé ?

Qu’en dit l’équipe logistique ?

Prêt à révéler vos économies cachées ?