Frachtausschreibung vs. Spot: Was Rechnungen später zeigen

Viele Frachtteams führen alle ein oder zwei Jahre eine Ausschreibung durch, vergeben die Relationen, laden die Raten ins Tarifblatt und behandeln das Ergebnis als Transportkosten für den Zeitraum. So kauft man Fracht richtig ein: Die Ausschreibung legt einen Preis für definierte Volumen fest und gibt dem Finanzbereich eine Zahl, mit der er planen kann. Was die Vergabe nicht festlegt, ist das, was die Carrier berechnen, und zwölf Monate Rechnungen erzählen meist eine andere Geschichte als das Vergabeblatt. Die Beispiele unten stammen aus der Seefracht, wo ausgeschriebene und Spot-Ratenstrukturen am deutlichsten sichtbar sind, aber dieselbe Logik von Rechnung gegen Vergabe gilt für Luft-, Straßen- und Paketfracht.

Was legt eine Fracht-RFQ tatsächlich fest?

Eine Frachtausschreibung ist das Verfahren, bei dem Carrier eingeladen werden, für definierte Relationen, Equipmentarten und erwartete Volumen über einen festgelegten Zeitraum zu bieten; das Ergebnis sind Vertragsraten, die für diesen Zeitraum gelten. Im deutschsprachigen Einkauf heißt sie Frachtausschreibung; Teams im Transporteinkauf sagen meist einfach „die RFQ“.

Eine vergebene Rate wird durch vier Dinge bestimmt: die Relation auf der Ebene, die die Ausschreibung vorgegeben hat (Hafenpaar, Postleitzahlenpaar oder Region), das Equipment oder die Leistung, das Gültigkeitsfenster und die Ratenstruktur. Bei einer Basisrate werden die Zuschläge zusätzlich berechnet, meist mit Verweis auf einen Tarif oder eine veröffentlichte Tabelle; eine All-in-Rate wird so angeboten, dass sie die Basisfracht plus eine benannte Gruppe von Zuschlägen abdeckt. Die Methodik von Xeneta zum Beispiel definiert die eigenen Seefrachtraten als Gesamtkosten von Hafen zu Hafen, einschließlich BAF, CAF, Kanalzuschlägen und anderer relevanter Zuschläge. Manche Vergaben enthalten zusätzlich eine Mindestmengenzusage, und der Vertrag regelt, was darunter geschieht. Alles außerhalb dieser Dimensionen und alles, worüber der Vertrag schweigt, ist der Punkt, an dem die Abweichung beginnt.

Vertragsrate vs. Rechnungsrate: Woher kommt die Lücke?

Die Lücke entsteht, weil die Ausschreibung nur einen Teil dessen festlegt, was versendet und berechnet wird, die Rechnungen aber alles abdecken. Ein Jahr später geht die Differenz meist auf eine von sechs Ursachen zurück.

1. Sendungen außerhalb der ausgeschriebenen Relationen oder des Equipments. Ein neues Werk, ein umgeleiteter Warenstrom oder ein 20-Fuß-Container auf einer Relation, die nur für 40 Fuß ausgeschrieben war: Ohne vergebene Rate, nach der abgerechnet werden kann, rechnet der Carrier meist nach Tarif oder nach Angebot ab.
2. Spotbuchungen bei knapper Kapazität. Wenn der Vertragscarrier die Buchung nicht annehmen kann oder die Sendung außerhalb der vertraglichen Allokation liegt, wird sie unter Umständen zu einem Spotpreis mit einem anderen Carrier transportiert. Der Freightos Baltic Index beschreibt den Markt, den er abbildet, als laufende kurzfristige FAK-Spottarife und zugehörige Zuschläge: eine andere Ratenbasis als ein langfristig vergebener Vertrag.
3. Zuschläge auf Raten, die als All-in ausgeschrieben wurden. Ein Peak Season Surcharge oder eine Notfall-Treibstoffposition erscheint auf einer Rechnung, deren Basisrate ihn einschließen sollte. Ob diese Position zu zahlen ist, hängt von den Vertragsbedingungen, einem darin einbezogenen Tarif und dem anwendbaren Recht ab; die Position ist ein Anlass, die All-in-Definition zu prüfen, kein Beweis für einen Fehler.
4. Ratengültigkeit, die vor der nächsten Ausschreibung abläuft. Vergaben verspäten sich oft, und was in der Zwischenzeit gilt, hängt vom Vertrag ab: Manche verlängern sich, manche fallen auf den Tarif des Carriers zurück, manche schweigen dazu.
5. Volumen unter der Zusage. Ein Vertrag kann die Rate an das Erreichen des zugesagten Volumens knüpfen. Darunter hat der Carrier möglicherweise Anspruch auf eine andere Rate, oder der Vertrag sagt nichts dazu.
6. Spediteure, die zu eigenen Raten weiterberechnen. Ein Spediteur, der über den Vertrag des Versenders bucht, aber zu eigenen Bedingungen abrechnet, erzeugt Positionen, die von der Vergabe abweichen. Das belegt eine Abweichung zwischen zwei Dokumenten, keine Überberechnung, denn es kann die eigene Vereinbarung des Spediteurs gelten.

Eine siebte Kategorie liegt ganz außerhalb der ausgeschriebenen Ratenstruktur: Kosten, für die nie eine Rate vereinbart wurde. In den Rechnungen, die von Januar bis September 2026 auf unserer Plattform geprüft wurden, war rund jede elfte Rechnungsposition ein Zuschlag ohne vertragliche Rate, unter mehr als 1.400 Bezeichnungen.

Wie messen Sie die Einhaltung der Vertragsraten anhand der Rechnungen?

Die Vertragstreue wird Rechnungsposition für Rechnungsposition gemessen, mit zwei Fragen: Gibt es eine ausgeschriebene Rate für diese Relation, dieses Equipment und dieses Datum, und stimmt die berechnete Rate damit überein?

1. Die Referenz finden. Suchen Sie die vergebene Rate für Relation und Equipment, die an dem im Vertrag genannten Datum galt. Verträge unterscheiden sich darin, welches Datum die Rate bestimmt: Buchung, Gate-in, Abfahrt oder Zustellung. Wenn Ihr Vertrag dazu schweigt, notieren Sie das für die nächste Ausschreibung.
2. Basis und Zuschläge getrennt vergleichen. Eine passende Basis mit einem zusätzlichen Zuschlag ist ein anderer Befund als eine Basis, die in falscher Höhe berechnet wurde.
3. Die Position einordnen, als übereinstimmend oder als eine der Kategorien unten.
4. Zusammenfassen. Weisen Sie den Anteil der Ausgaben über Ausschreibung und über Spot aus, Anzahl und Wert der Positionen ohne Ratenreferenz sowie die mediane Differenz pro Relation zwischen berechneter und vergebener Rate. Median, nicht Mittelwert, damit eine falsch erfasste Rechnung nicht die ganze Relation verschiebt.

Das sind typische Lesarten, keine Regeln; was aus einer davon folgt, entscheidet der Vertrag.

Warum bleibt die Lücke ein Jahr lang unbemerkt?

Die Lücke bleibt unbemerkt, weil Ausschreibung und Rechnungen verschiedenen Personen mit verschiedenen Zyklen gehören. Der Einkauf schließt die Vergabe in der Regel ab und wendet sich anderem zu; die Kreditorenbuchhaltung prüft oft, ob die Rechnung zu einer Sendung passt, nicht, ob die Rate zur Vergabe passt; die nächste Ausschreibung beginnt mit den Relationen des Vorjahres statt mit den Rechnungen des Vorjahres. Zwei Prozesslücken richten den größten Schaden an: Die Versionen der Tarifblätter im Zahlungssystem werden nicht immer gepflegt, sodass eine abgelaufene Rate weiter als passend gelten kann, und Spotbuchungen werden unter Umständen im operativen Bereich genehmigt, ohne als Spot gekennzeichnet zu werden, sodass sie in derselben Ausgabenzeile landen können wie Transporte zu Vertragsraten.

Was sollte sich in der nächsten Frachtausschreibung ändern?

Die Auswertung der Vertragstreue lohnt sich nur, wenn sie die nächste Vergabe verändert. Sie weist meist auf vier Dinge hin.

Eine Frachtbeschaffung, die bei den Rechnungsdaten statt beim letzten Vergabeblatt ansetzt, schreibt die Relationen aus, die tatsächlich gefahren wurden, mit dem Equipment, das tatsächlich verschifft wurde, und mit den Positionen, die tatsächlich auftauchten. Das ist Frachtratenmanagement in der Praxis.

Unser Modul RFQ schließt diesen Kreis: Es vergleicht Angebote nach den tatsächlichen All-in-Kosten pro Sendung statt nach der Basisfracht und stellt dem, was Carrier jetzt anbieten, gegenüber, was sie bisher berechnet haben, sodass die nächste Vergabe auf Grundlage der Rechnungen geschrieben wird. Um zu sehen, wie Ihre letzte Ausschreibung gehalten hat, bieten wir eine kostenlose Analyse von 100 Sendungen an.

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• Wir ordnen jede Rechnungsposition der ausgeschriebenen Rate für Relation, Equipment und Datum zu und klassifizieren, was nicht übereinstimmt.
• Sie erhalten den Anteil der Ausgaben über Ausschreibung und über Spot, die Positionen ohne Ratenreferenz und die mediane Differenz pro Relation, mit den Rechnungsdetails hinter jeder Zahl.

Ihr Gesprächspartner: Alexandre de Perregaux
CEO & Gründer, Intellyse

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