Frachtrechnungen mit KI prüfen: Was KI leisten kann

Die meisten Teams prüfen Frachtrechnungen, indem sie jedes PDF öffnen, die Sendung heraussuchen und die Summe mit dem erwarteten Betrag vergleichen. Das funktioniert bei geringem Volumen und wenigen Carriern. Was dabei übersehen wird, ist alles unterhalb der Summe: der Zuschlag, der nicht dort stehen dürfte, der falsche Wechselkurs, die Position, die eigentlich die andere Partei zahlen müsste.

Kann KI unsere Frachtrechnungen prüfen?

Ja. KI kann Carrier-Rechnungen in jedem Layout lesen, sie in einzelne Positionen zerlegen, jede Position einer Sendung und einem vereinbarten Tarif zuordnen und diejenigen markieren, die nicht passen. Ihr Team prüft dann eine kurze Liste von Ausnahmen, jede mit ihrer Begründung, statt jeder Rechnung. Genau das ist eine KI-Frachtrechnungsprüfung.

Eine KI-Frachtrechnungsprüfung ist die automatisierte Prüfung jeder Zeile jeder Carrier-Rechnung gegen Sendungsdaten und vertraglich vereinbarte Tarife. Die Prüfungen sind dieselben, die ein sorgfältiger Analyst durchführen würde. Der Unterschied: Die KI führt sie alle für jede Zeile durch.

Bei den letzten beiden Tabellenzeilen versagen reine Summenprüfungen am häufigsten. Unsere Luftfracht- und Paketprüfung für einen Maschinenhersteller fand Wechselkursaufschläge von 5 bis 8 Prozent über dem EZB-Referenzkurs im Wert von 74.000 CHF pro Jahr sowie 366 Sendungen, die nach DDP statt nach CIF oder CPT abgerechnet wurden, im Wert von 648.000 CHF pro Jahr. Keines von beiden ist in einer Rechnungssumme zu sehen.

Wie funktioniert eine KI-Frachtrechnungsprüfung?

Eine KI-Frachtrechnungsprüfung läuft in vier Schritten ab: Sie liest die Rechnung, strukturiert jede Position, gleicht jede Position mit Sendungs- und Tarifdaten ab und entscheidet über Freigabe oder Rückfrage, jeweils mit der Quelle, auf der die Entscheidung beruht. Die ersten beiden Schritte ersetzen die Datenerfassung, die letzten beiden das Nachschlagen durch den Analysten.

1. Lesen. Rechnungen kommen als PDFs, E-Rechnungen oder Downloads aus Carrier-Portalen. KI liest jedes Layout ohne eigene Vorlage pro Carrier, auch bei neuen Carriern und geänderten Formaten.
2. Strukturieren. Jede Rechnung wird zu einer Liste von Positionen mit Carrier-Referenz, Positionsart, Menge, Einzelpreis, Währung und Betrag. Die Bezeichnungen unterscheiden sich je nach Carrier, deshalb ordnet die KI sie einem einheitlichen Satz von Positionsarten zu.
3. Abgleichen. Jede Position wird über die Carrier-Referenz (Bill of Lading, Air Waybill oder Sendungsnummer) einer Sendung zugeordnet und mit dem Tarif bepreist, der am Sendungsdatum gültig war.
4. Entscheiden. Passende Zeilen werden freigegeben. Nicht passende Zeilen werden zurückgehalten, jeweils mit der Tarifklausel, dem Sendungsdatensatz oder der früheren Rechnung, die den Grund belegt.

Was braucht die KI von Ihrem Team?

Die KI braucht drei Eingaben: die Rechnungen, einen Sendungsdatensatz zu jeder Rechnung und Ihre Tarifvereinbarungen mit Gültigkeitsdaten. Alle drei lassen sich meist als weitergeleitete E-Mails und geplante Dateiexporte bereitstellen. So kann die Prüfung vor jeder Systemintegration starten, wie in unserem Beitrag zum Abgleich ohne ERP-Integration beschrieben.

Die eigentliche Arbeit steckt in den Tarifvereinbarungen. Sie liegen in Verträgen, Ausschreibungstabellen und E-Mails und ändern sich nach jeder Ausschreibung und jeder Zuschlagsmitteilung. Sie müssen einmal pro Carrier strukturiert und dann aktuell gehalten werden. Der Sendungsexport braucht die Carrier-Referenz; ohne sie muss der Abgleich auf Datumsangaben und Relationen ausweichen und erzeugt unberechtigte Rückfragen.

Ihr Team behält außerdem die Entscheidungen, die Urteilsvermögen erfordern:

• Ob eine Position reklamiert oder akzeptiert wird, etwa um die Beziehung zu einem Carrier zu schützen
• Welches von zwei widersprüchlichen Dokumenten gilt, etwa ein Vertrag und eine spätere Tarifmitteilung
• Wann ein neuer Zuschlag vereinbart ist und in die Tarife aufgenommen werden soll

Warum übersieht die manuelle Prüfung Positionen?

Die manuelle Prüfung übersieht Positionen, weil sie auf der Ebene prüft, die Menschen überblicken können. Bei Hunderten Rechnungen im Monat prüft ein Team Summen oder Stichproben, und eine falsche Zeile in einer plausibel wirkenden Summe geht durch. Fehler auf Zeilenebene wiederholen sich zudem: Ein Zuschlag, der einmal falsch berechnet wird, wird meist bei jeder Sendung auf dieser Relation falsch berechnet.

Unsere Seefrachtprüfung für einen Klebstoffhersteller fand in zwei Monaten 137 Fälle von Lagergeld am Terminal im Wert von 93.000 EUR. Unsere Straßenfrachtprüfung für ein Consumer-Healthcare-Unternehmen fand Abrechnungsfehler über 91.000 EUR, von denen bisher 17.500 EUR zurückgeholt wurden. In beiden Fällen steckten die Fehler in einzelnen Zeilen, nicht in Rechnungen, die falsch aussahen. Auch die gesparte Zeit zählt: Die Luftfracht- und Paketprüfung ersparte 263 Stunden manuellen Aufwand pro Jahr.

Was können Sie diese Woche tun?

Ist die Zahl höher als erwartet, spricht für die Prüfung mit KI die Menge der Zeilen, nicht die Schwierigkeit jeder einzelnen. Unser Modul Invoice Approval führt diese Prüfungen für jede Rechnungszeile durch und hält alles, was durchfällt, für eine Rückfrage zurück, mit der Quelle im Anhang.

Kostenlose Frachtrechnungsprüfung, 100 Sendungen

Wir prüfen 100 Ihrer Sendungen und zeigen Ihnen die Einsparungen.

• Sie stellen Rechnungen und Sendungsdaten zu 100 aktuellen Sendungen bereit, dazu die zugehörigen Tarifvereinbarungen.
• Wir prüfen jede Rechnungszeile gegen die Sendung und den vereinbarten Tarif.
• Sie erhalten die markierten Zeilen, jede mit der Quelle, die die Markierung begründet.

Ihr Gesprächspartner: Alexandre de Perregaux
CEO & Gründer, Intellyse

Was die kostenlose Frachtrechnungsprüfung umfasst →